“Decision to Attend Study” presentato a MPI Las Vegas

Cosa spinge i delegati a partecipare a un congresso? Quanto conta l’esperienza della destinazione? Cosa cercano i partecipanti?
Formazione, aggiornamento, certo, ma anche cosa sperimentano durante il soggiorno gioca un ruolo fondamentale.

La conferma ci viene da uno studio americano di The Experience Institute presentato al World Education Congress di MPI che si è svolto a Las Vegas dal 19 al 22 giugno.
La ricerca, che ha ottenuto 9.000 risposte dai membri dell’Associazione, ha rilevato quali sono i fattori che plasmano la loro decisione di partecipare o no a una conferenza.

Al primo posto, con il 92%, figurano formazione e aggiornamento, al secondo, con il 76%, networking e interazioni e al terzo, con ben il 71% delle preferenze, la destinazione in se stessa e l’esperienza percepita.
Non è un caso che al congresso la parola d’ordine fosse “Stop planning meetings. Start designing experiences”.

I partecipanti non vengono solo per le riunioni, ma escono e vanno in giro“, ha detto Mickey Schaefer, presidentessa di Mickey Schaefer & Associates LLC e fondatore e CEO di The Experience Institute. “Sono viaggiatori leisure con qualcosa in più“.
L’attitudine bleisure di questi viaggiatori è confermata dal fatto che la maggioranza (53 %) ha dichiarato che probabilmente prolunga il soggiorno e aggiunge giorni di vacanza, mentre il 49% potrebbe anche portare un amico o un membro della famiglia. Il 79% degli intervistati si dice pronto a uscire a scoprire la località che li ospita e l’offerta non congressuale della destinazione e dei dintorni. In caso di esperienza positiva, il 78 % dei partecipanti alla ricerca ha affermato che tornerebbe in quella località per una vacanza, mentre il 77% parteciperebbe di nuovo a quello stesso congresso.
Quasi 9 su 10 degli intervistati (88%) consiglierebbe la destinazione ad altri e l’89 % raccomanderebbe il centro congressi o lo spazio espositivo.

Schaefer ha sottolineato che tutti questi elementi dovrebbero essere presi in considerazione dai meeting planner quando si tratta di negoziare con destinazioni e alberghi, quantificando il “vero valore dei partecipanti ad un congresso” che comprende notti aggiuntive, attività extracurriculari e potenzialità per business futuri.
I delegati dei congressi sono viaggiatori esigenti, e guardano attentamente ogni aspetto“, ha aggiunto Schaefer. “La percezione dell’esperienza fatta conta moltissimo”.
Il rapporto completo di ricerca finale sarà pubblicato il 15 luglio e disponibile per il download sul sito web The Experience Institute. Online ci sono ora i risultati della ricerca fatta nel 2014 e pubblicata nel gennaio 2015, che ha avuto circa 7.000 risposte.
Schaefer ha presentato le conclusioni insieme a Loren Gold, vice presidente esecutivo della Greater Raleigh Convention and Visitors Bureau e membro del consiglio di amministrazione di Destination Marketing Association International (DMAI), che supporta la ricerca insieme a MPI, all’International Association of Exhibitions and Events (IAEE), Professional Convention Management Association (PCMA), e all’American Society of Association Executives (ASAE).

Ci stiamo allontanando sempre più dal processo in cui solo la prenotazione delle camere ha un valore” ha detto Gold. “Dobbiamo valutare quali sono le vere richieste dei partecipanti per offrire un prodotto completo”.

A latere della ricerca, The Experience Institute ha introdotto un Modello di profilo comportamentale, destinato a essere utilizzato da planner e DMO come strumento di conversione strategico per massimizzare la partecipazione ad un evento.

È stato progettato per essere utilizzato insieme da DMO e meeting planner e analizza il gruppo prospettico sulla base 10 aree: genere, età, percentuale di delegati internazionali, industria di provenienza, considerazione del costo, preferenze sul cibo, estensione del soggiorno ecc. Sono inclusi anche elementi che riguardano la destinazione: se è sicura, percorribile a piedi, cosa offre in termini di vita notturna, arte e storia, shopping, avventura ecc. e quali sono i tools che possono aiutare ad incrementare la partecipazione: coupon, pass per il trasporto urbano, networking, CSR e attività di fundraising…
L’idea di base è di modulare la promozione basandosi sugli interessi comportamentali, e poi assicurarsi di creare esperienze particolari e inconsuete”, conclude Schaefer.