Si sa che l’organizzazione degli eventi è considerata una professione bellissima, ma al tempo stesso fonte di altissimo stress. Non crediamo di certo che sia all’interno dei dieci lavori più stressanti, per quanto CarrerCast, una società di recruiting americana, la ponga al quinto posto dopo il soldato, il pompiere, il pilota d’aereo e l’agente di polizia, ma una buona dose di ansia la genera.


Ci siamo mai chiesti perché? Noi organizzatori non operiamo a cuore aperto, non salviamo vite umane, eppure a sentirci parlare sembra davvero che durante gli eventi il mondo possa andare in rovina.

Oggettivamente si possono verificare fatti critici – uno sciopero degli aerei, materiale che non giunge a destinazione nei tempi corretti, un problema all’impianto audio, il video che non parte – ma sono tutti problemi e situazioni risolvibili.

Perché allora andiamo in panico anche di fronte a un episodio banale? Il più delle volte è l’ansia a farci andare in crisi. L’ansia da prestazione. Il timore di un giudizio negativo da parte del cliente.

Ma non ci rendiamo conto che spesso siamo noi stessi a generare uno stato emotivo tale per cui andiamo in panico.

Essere padroni della situazione, ragionare con lucidità, ci permette di gestire le cose in maniera serena rassicurando anche il cliente stesso, che deve poter contare su un partner tranquillo, con l’atteggiamento positivo del problem solver.

Ecco qualche consiglio utile per affrontare in maniera ferma e consapevole la situazione critica.

Partiamo dal respiro. Vi siete mai accorti che spesso siete in apnea? Il respiro è strozzato, a volte non respirate nemmeno. In questi casi è sufficiente fermarsi, fare lunghi respiri, e l’ossigeno immagazzinato ci consente immediatamente di dare ai pensieri una dimensione fluida e positiva.

Provate poi a domandarvi: “Ma questo inconveniente potrà impattare sul buon esito dell’evento?”. Nella maggior parte dei casi la risposta è no. Nessuno si accorge che è in corso un piccolo disservizio. Se si è fermi e tranquilli il nostro interlocutore si sentirà rassicurato perché ci vedrà “sul pezzo”.

Noi rappresentiamo uno specchio, e se siamo padroni della situazione, lucidi e rassicuranti, chi si rifletterà si sentirà rassicurato allo stesso modo.

Ricordo un caso che il mitico coach Dan Peterson raccontava spesso nei suoi interventi di team building.

Era il periodo in cui la squadra che allenava, la Tracer, stava giocando le partite finali per vincere il “ Grande Slam”. Lui era terrorizzato dalla forza degli avversari, per cui seguiva le partite muto e immobile. I suoi campioni lo guardavano e continuavano a vincere tutte le partite, una dopo l’altra. Lui era sempre muto. Al termine di tutte le sfide, quando la sua squadra ebbe vinto il trofeo, alla domanda ai suoi campioni di cosa li avesse motivati al raggiungimento del traguardo, la risposta fu: «La calma del coach ci trasmetteva la forza per andare avanti, perché lui era sicuro della vittoria». Eppure nel suo animo il pensiero era l’esatto contrario.

Ricordiamoci dunque di essere noi lo specchio dell’immagine che vogliamo che sia riflessa.

Poi respiriamo, mostriamo tranquillità e padronanza. Ma soprattutto ricordiamoci che non siamo Christian Barnard e non abbiamo nessuna vita umana da salvare. Per quanto complesso sia l’evento non ci saranno conseguenze drammatiche, né morti né feriti.