L’informatica – affermavo a conclusione del mio più recente articolo – costituisce ormai un elemento fondamentale nella gestione di un hotel. In particolar modo l’uso dei big data sta rivoluzionando il mondo delle prenotazioni alberghiere.

Ma andiamo con ordine.

In passato occorreva solo un registro per controllare presenze e camere assegnate. Poi nacquero i primi sistemi gestionali (PMS – Property Management System), che hanno facilitato enormemente il lavoro dell’albergatore e resa più trasparente la gestione – processo peraltro obbligatorio con la diffusione del pagamento con carte di credito.

I sistemi gestionali non si limitavano a registrare le presenze e l’assegnazione delle camere ma risolsero le problematiche legate alla contabilità: emissione fatture automatica, conteggi dei servizi aggiuntivi e infine le registrazioni obbligatorie per gli organi di controllo.

Con lo sviluppo delle vendite tramite Ota (Online travel agency) il sistema di booking online presente sul sito dell’hotel ha acquisito importanza, e di conseguenza, per evitare dispersioni di tempo, sono nati i Channel Manager, sistemi informatici che permettono di distribuire le tariffe di vendita di ogni camera contemporaneamente sul sito dell’hotel e su tutte le Ota.

Questi strumenti oggi devono essere collegati tra loro. La prenotazione di una camera deve essere presa in carico immediatamente dal sistema gestionale. Ciò vale ancora più che in passato, a causa dello sviluppo delle prenotazioni last minute determinate dall’incremento delle vendite da mobile.

Ma allora il prezzo? Il listino?

La tendenza è di evitare la pubblicazione del listino prezzi/periodi sul sito dell’hotel, e piuttosto far verificare le disponibilità e velocizzare le prenotazioni usando direttamente il sistema di booking online del sito o delle Ota.

Come si compongono quindi i prezzi di vendita? È qui che dopo il processo di “allineamento” dei vari software sopra descritti interviene la teoria dei “big data” e l’uso della business intelligence.

La raccolta di tutti i dati storici delle prenotazioni effettuate nel corso degli anni permette di costruire un patrimonio che, se confrontato con i prezzi di vendita dei concorrenti, coi dati provenienti dal numero di passeggeri in arrivo negli aeroporti vicini (quelli da cui si prevede maggior affluenza di viaggiatori/turisti) e col tasso di occupazione dell’hotel considerato giorno per giorno, e se inserito, insieme a tutti questi dati, in un software collegato con il PMS, il Channel manager e il booking system, permette una decisione delle tariffe di vendita più adatte giorno per giorno, così da aumentare l’utile marginale che l’hotel deve avere per far fronte all’aumentata esigenza del turista/viaggiatore di oggi.

La qualità dell’ospitalità Italiana, l’attenzione alle esigenze, anche interiori, dell’ospite, l’uso della business intelligence e dei big data sono gli strumenti che possono permettere al nostro comparto turistico di entrare in un nuovo Rinascimento.